ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. Objetivos.

2. Presupuesto.

3. Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.
3.1. Congresos y conferencias.
3.2. Visitas guiadas.
3.3. Visitas de delegaciones extranjeras.
3.4. Visitas de otras empresas o instituciones.
3.5. Inauguraciones y aniversarios.
3.6. Entrega de premios.
3.7. Asambleas.
3.8. Conferencias.
3.9. Exhibiciones comerciales o ferias (temporales o permanentes).
3.10. Colocaciones de primera piedra y botaduras.
3.11. Juntas de accionistas.
3.12. Seminarios, foros y simposios.
3.13. Ruedas y comunicados de prensa.

4. Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
4.1. Lugar.
4.2. Fecha y horarios.
4.3. Calendario de actos.
4.4. Recursos económicos. Estimación real de los medios.
4.5. Asistentes -confirmaciones, anulaciones, en reserva-.
4.6. Logística: Sala –luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsourcing.
4.7. Material de apoyo –pizarra adhesiva, o magnética, rotafolio, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas.
4.8. Tarjetas –colocación de los integrantes- precedencias.
4.9. La documentación previa de los eventos: invitación, convocatoria, saluda, la credencial, dossier, folleto informativo, programa.
4.10. La documentación posterior al evento: informe, resultados económicos, la certificación del evento.

5. Listado de comprobaciones.

6. El papel de la secretaria el día del evento –Preparar, comprobar, atender-.

7. Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado.
7.1. Calidad.
7.2. Plazos y medios de entrega.
7.3. Acuerdos verbales y contractuales.
7.4. Servicios post-venta.

8. Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado.
8.1. Precios de mercado.
8.2. Condiciones y plazos de pago.
8.3. Descuentos y bonificaciones.

9. Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos.
9.1. Monedas y billetes –normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país-.
9.2. Tarjetas bancarias –crédito y débito-.
9.3. Cheques de viaje y euro-cheques.
9.4. Transferencia y domiciliación bancarias.
9.5. Empresas dedicadas al envío de dinero.
9.6. Internet.
9.7. Medios internacionales de pago básicos.

10. Documentos de cobro y pago.
10.1. Notas de entrega y albaranes.
10.2. Facturas –pro-forma y definitiva-.
10.3. Los libros de registro relativos a la gestión de tesorería –libro auxiliar de caja, arquero de caja, libro auxiliar de bancos y conciliación bancaria-.